Politique de confidentialité

Entité et périmètre

Memogadget Assist est fourni par Memogadget, Unipessoal Lda., numéro de société portugais 510007082. Contact pour la confidentialité, les droits et assistance : comercial@memogadget.com. Cette politique couvre le site, la plateforme web, application mobile et intégrations. Le siège figure également dans les Conditions utilisation. Siège social : Rua José Carlos Vieira Neves, nº 64, Maia, Portugal.

Responsabilités sur les données

Memogadget est responsable des traitements propres à la gestion des comptes clients, contrats, facturation, assistance et sécurité. Le client détermine les finalités et bases légales de ses messages, contacts et autres données professionnelles ; Memogadget agit pour son compte selon les instructions et l’accord applicable. Les fournisseurs de canaux peuvent être responsables autonomes de leurs services. Ces rôles sont distincts des rôles provider et deployer au titre de l’AI Act.

Données et sources

Selon la fonction, les données comprennent identité et coordonnées professionnelles, compte et entreprise, autorisations, facturation et transactions, messages et pièces jointes, CRM, demandes et projets, entrées et résultats IA, audio et transcriptions, calendrier et journaux techniques et de sécurité. Elles proviennent des utilisateurs, de l’entreprise cliente, de ses interlocuteurs et intégrations autorisées. Toutes les catégories ne sont pas collectées à chaque usage.

Finalités et bases légales

Pour ses traitements propres, Memogadget utilise le contrat ou les mesures précontractuelles pour les comptes et services lorsque la personne est partie au contrat. Les obligations légales fondent la facturation et réponses requises aux autorités. Les contacts professionnels des collaborateurs, la prévention de fraude et la sécurité reposent sur des intérêts légitimes mis en balance avec les droits individuels. Le consentement est demandé lorsque une fonction optionnelle exige celui-ci. Accepter les conditions ne vaut pas consentement général à la publicité, entraînement IA ou traitements du client.

Traitements pour le compte du client

Le client doit définir et communiquer les finalités et bases légales de l’accueil, prospection, publicité, emploi et autres processus. Connecter un canal ou trouver un contact public ne suffit pas à autoriser la publicité ni supprimer le droit d’opposition. Les demandes concernant ces traitements peuvent être adressées à entreprise concernée ; Memogadget fournit assistance prévue par accord.

IA et fournisseurs

Assist utilise notamment Google/Gemini et OpenAI selon la fonction, configuration et restrictions liées à origine des données. Un fournisseur de secours ne permet pas une nouvelle finalité. Le contenu et contexte nécessaires peuvent être transmis au fournisseur qui traite la demande. Les règles spécifiques Google API ci-dessous prévalent sur cette présentation générale. Aucun modèle unique ni aucune rétention nulle du fournisseur ne sont garantis.

Voix, messages et supervision

Une interaction avec un agent IA doit être identifiée. Celui-ci peut représenter le client tout en indiquant sa nature IA. La voix nécessite le traitement audio et peut produire transcriptions et historique ; cela ne signifie pas que chaque appel est enregistré. Le client souhaitant conserver des enregistrements doit vérifier la configuration et satisfaire aux obligations information et autorisation. Les réponses automatiques diffèrent des messages revus et envoyés par une personne. La révision humaine ne supprime pas les autres obligations relatives au contenu synthétique.

Destinataires et accès

Les utilisateurs autorisés par entreprise et, si nécessaire, les équipes assistance et sécurité de Memogadget, fournisseurs hébergement, IA, communication et paiement concernés, ainsi que les autorités légalement habilitées peuvent accéder aux données nécessaires. Les envois et publications atteignent les destinataires et canaux choisis. Les autorisations et partages règlent accès interne ; une boîte personnelle ne supprime pas par elle-même un accès administratif légitimement autorisé.

Traitements hors EEE

Certains services tiers peuvent traiter des données hors Espace économique européen. Leur utilisation doit être encadrée par le contrat et mécanisme applicable, par exemple une décision adéquation valide ou des clauses contractuelles types avec évaluations et garanties nécessaires. Le maintien de toutes les données dans l’UE ne peut être garanti. Des informations sur destinataires et garanties sont disponibles auprès du contact confidentialité ; le cadre dépend du service effectivement utilisé.

Conservation et suppression

La conservation dépend de la finalité, du contrat, des obligations légales et de la défense de droits. Les durées varient selon catégorie, configuration et loi ; cette politique ne fixe pas une durée unique pour messages, appels et sauvegardes. Déconnecter une intégration empêche de nouveaux accès autorisés sans effacer automatiquement historique importé. En fin de service, restitution ou suppression suivent l’accord applicable, y compris sauvegardes et conservation légale. Vérifiez les durées avant de confier des données soumises à des limites spécifiques.

Sécurité et minimisation

Assist utilise des contrôles par entreprise et utilisateur, communications chiffrées, traçabilité et supervision. Ils réduisent les risques sans garantir une sécurité absolue. Limitez les données fournies, protégez les identifiants et signalez les accès indus. Les restrictions des intégrations concernent aussi données dérivées et demandes vocales.

Droits et demandes

Sous les conditions légales, vous pouvez demander accès, rectification, effacement, limitation, portabilité et opposition, notamment à la prospection directe, et retirer un consentement applicable. Écrivez à comercial@memogadget.com avec le contexte de la demande. La vérification identité reste proportionnée. Une réponse est normalement donnée sous un mois, sauf prolongation légale communiquée. Vous pouvez saisir la CNPD sur www.cnpd.pt sans perdre les autres voies de recours.

Décisions automatisées

IA peut se tromper. Les décisions exclusivement automatisées produisant des effets juridiques ou un impact comparable significatif exigent évaluation et garanties spécifiques ; abonnement Assist ne les autorise pas. Le client doit garantir une supervision et un contact humain adaptés. Les usages sensibles peuvent rester bloqués avant évaluation.

Sessions, cookies et autorisations

Le service emploie des mécanismes nécessaires pour authentification, sécurité, préférences et intégrations choisies. Les autorisations du microphone et notifications sont demandées pour les fonctions correspondantes. Les technologies optionnelles soumises au consentement nécessitent un choix distinct ; acceptation de ces documents ne le remplace pas.

Modifications et contact

La date et version publiées identifient cette politique. Les modifications importantes sont communiquées selon les obligations applicables. Questions, incidents et droits : comercial@memogadget.com. Cette politique ne constitue ni certificat AI Act ni accord de traitement pour le client.

Données des intégrations Google

Lorsque vous connectez explicitement votre compte Google, Assist reçoit les données autorisées : en-têtes, contenu et, le cas échéant, pièces jointes Gmail, destinataires et contenu des messages dont vous autorisez l’envoi ; titres, descriptions, horaires, statut et autres détails des événements de votre calendrier principal. Les jetons OAuth maintiennent la connexion sans recueillir votre mot de passe Google. Une nouvelle autorisation demande gmail.readonly, gmail.send et calendar.events.owned. Les autorisations antérieures peuvent conserver calendar.events ; une nouvelle autorisation ne garantit pas leur réduction. Le titulaire peut révoquer l’ancien accès dans son compte Google puis reconnecter pour accorder uniquement les nouveaux périmètres.

Finalités spécifiques des données Google

Ces données servent exclusivement aux fonctions visibles de courrier et de calendrier choisies : affichage et recherche des messages, classement et résumé, préparation de réponses, envois autorisés, affichage des rendez-vous et création d’événements demandés dans le calendrier principal. Les données des API Google ne servent pas à la facturation, à la publicité ciblée, au profilage de prospects, à l’évaluation du crédit ou à des bases de données pour des tiers. Elles ne sont ni vendues ni transférées à des annonceurs, courtiers en données ou revendeurs d’informations. L’intégration Gmail n’est pas destinée au réchauffement des boîtes de courrier ou à la prospection commerciale non sollicitée.

IA et données Google

L’IA peut traiter le contenu pertinent d’un message ou événement pour répondre à votre demande : résumé, classement, brouillon ou assistance vocale. Pour les fonctions de courrier et de calendrier connectées aux API Google, et leurs outils utilisés par Meet privé, l’assistant de l’entreprise et l’assistance téléphonique, l’inférence utilise l’API directe OpenAI. Assist n’utilise pas les données des API Google, brutes, agrégées, anonymisées ou dérivées, pour développer, améliorer ou entraîner des modèles d’IA ou d’apprentissage automatique généralisés ou non personnalisés, et ne les transfère pas à des services à cette fin. L’inférence et la conservation opérationnelle sont distinctes de l’entraînement. L’API peut conserver des données pour la sécurité et la prévention des abus conformément aux conditions du fournisseur ; nous ne promettons pas une conservation nulle. L’API Gemini peut servir à d’autres fonctions de gestion et de présentation, en dehors des outils de courrier et de calendrier décrits ci-dessus. Les contenus saisis manuellement dans ces autres fonctions peuvent être traités par Gemini.

Google Limited Use

L’utilisation par Memogadget Assist et le transfert vers toute autre application d’informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences Limited Use. Ces limites s’appliquent aussi aux données dérivées et prévalent sur les finalités générales décrites dans cette politique.

Google API Services User Data Policy

Partage et protection des données Google

Les données sont accessibles au titulaire et aux personnes de son entreprise disposant des permissions adaptées aux fonctions autorisées. Les fournisseurs d’hébergement et l’API OpenAI ne traitent que les données nécessaires à ces fonctions ou à la protection du service. L’accès humain de l’opérateur pour l’assistance exige l’autorisation de l’utilisateur, sauf les cas de sécurité, d’enquête sur des abus ou d’obligation légale prévus par la politique Google. Nous utilisons HTTPS, le contrôle d’accès et la séparation par entreprise. Les jetons OAuth et la configuration de connexion, les objets et corps des messages, les brouillons, ainsi que les titres et notes du calendrier sont chiffrés en stockage. Les métadonnées opérationnelles, dont horaires, statut, adresse du compte et identifiants Google, sont protégées par contrôle d’accès et ne sont pas toutes chiffrées. Lors d’un envoi ou transfert demandé, ou d’une automatisation de réponse expressément autorisée, le contenu et les pièces jointes choisis sont transmis aux destinataires du message.

Conservation, déconnexion et suppression

Messages synchronisés, événements, brouillons et historique opérationnel sont conservés pendant la durée nécessaire aux fonctions choisies ou aux obligations légales. Déconnecter le compte dans Assist ou révoquer l’accès dans le compte Google empêche les nouveaux accès autorisés, sans effacer automatiquement l’historique déjà conservé dans Assist. Demandez l’accès, la correction ou la suppression dans votre espace de compte ou à comercial@memogadget.com. L’équipe vérifie et traite les demandes, y compris les responsabilités liées aux données partagées de l’entreprise. Le mot de passe du compte Google n’est pas conservé.